Limpar a Lista de Emails da Sua Empresa: Aumente a Eficácia do Email Marketing!

Limpar a lista de emails da sua empresa será mesmo necessário para um email marketing de sucesso? Geralmente a maior preocupação é ter uma base de contactos de qualidade mas cuidar dela é colocado em segundo plano. Construir uma base de emails sólida, enquadrada no negócio da nossa empresa e disponível a receber informações, promoções, sugestões ou newsletters nossas é uma tarefa complexa e progressiva. Sem dúvida! Não se consegue com um simples estalar de dedos ou num abrir e fechar de olhos. Exige trabalho, empenho e dedicação, para que a lista de endereços corresponda a pessoas realmente interessadas ou com potencial interesse na área de negócio da nossa empresa. Esse é um dos segredos de um email marketing eficaz, uma lista de emails adequada às personas do nosso negócio e que queiram receber os emails que enviamos. Contudo, tão importante como a construção da base de dados para envio de email marketing, é a sua manutenção constante. Ter a lista de contactos limpa e cuidada é fundamental e é um trabalho que exige método e regularidade. Há procedimentos que devem ser cumpridos com disciplina, de forma contínua. Esta necessidade surge porque uma lista de emails não é estática nem eterna, devem ser constantemente adicionados novos emails e removidos outros. Contatos que devem ser removidos porque há contas de email que terminam, outras que deixam de ser utilizadas, há quem forneça um email profissional e depois muda de emprego, há quem se inscreva porque estava interessado em receber essa informação mas que passado algum tempo perde essa motivação ou percebe que não corresponde ao que esperava e já não tem interesse. Sejam quais forem as razões, estes emails devem ser eliminados. A questão é, como o fazer? Quais os critérios?

Um olho atento nos emails devolvidos…

Esta questão é muito importante. Quando se procede a um envio, há emails devolvidos. Tudo o que enviamos para estes destinatários simplesmente não é entregue, não cumpre nenhum objetivo nem serve para rigorosamente nada. Aliás, serve. Serve para denegrir a sua reputação enquanto remetente. Quanto maior o número de bounces – emails que não chegaram ao destino – maior o dano. Desde logo, as estatísticas de envio ficam prejudicadas e corre o sério risco de ser rotulado como “spam”. Isto acontece porque é consensual a ideia de que entidades responsáveis têm uma atitude consciente e cuidada com a sua lista de emails, procedendo à sua limpeza regular, ao contrário dos spammers que não se preocupam com isso. Caso continue a enviar os emails ignorando as taxas de rejeição dos mesmos, pode comprometer seriamente futuros envios. Fica com uma conotação de tal forma negativa, que dificilmente se conseguirá livrar do carimbo “spam” e de ser severamente penalizado na web. Os serviços de email como Gmail, Hotmail, Yahoo juntamente com entidades anti-spam estabeleceram limites – por envio – para reclamações de spam e emails não entregues. Quando esses limites são sistematicamente ultrapassados, existe o grave risco de bloqueio de domínios e IP’s, prejudicando a entrega de emails futuros e até mesmo a marca em si.

Por tudo isto, é absolutamente importante e prioritário assegurar que os emails devolvidos sejam eliminados da base de dados da sua empresa. Contudo, neste processo devem existir critérios porque uma situação é quando há rejeição relacionada com problemas temporários e simples mas passíveis de resolução, conhecida como soft bounce. Por exemplo, quando um email vem devolvido por falta de espaço na caixa de entrada. Outra situação é quando o endereço de email está incorreto ou corresponde a uma conta que já não está ativa e portanto é um problema mais difícil e sem solução, chamado hard bounce. É preciso perceber o caso em concreto, o que efetivamente se passa e em função disso decidir o que fazer. Existem software e plataformas onde é possível saber se um endereço de email está inactivo ou incorreto. Se for o caso, não há dúvidas, é para eliminar. No caso de ser uma situação de soft bounce, a eliminação só deve acontecer após algumas tentativas falhadas. Exige algum controlo do feedback dos envios e quando existir devolução de três a cinco emails, a sua eliminação é justa.

…O outro olho nos emails que são abertos

 Para manter a lista de contactos com qualidade convém também avaliar quem não lê os seus emails, quem nem sequer os abre e decidir se vale a pena manter os seus endereços de email. A questão é simples: se o comportamento é sistemático e se não há interesse nos seus emails, para quê continuar a fazer envios? Se o email não é aberto, se a comunicação não flui, para quê insistir? Em termos metafóricos, é o semelhante a falar para uma parede, quando não há ninguém para o ouvir. Por outro lado, há servidores de emails que avaliam a reputação do remetente o que, em alguns casos, resulta no envio do email para a caixa de spam.

Perante a informação de quem não abre os seus emails importa perceber o histórico de cada um, qual o registo de atividade que têm com a sua empresa. Entender se a ausência de abertura é recente, se é desde sempre, se houve alteração de comportamento, se depende dos envios que faz. Esta análise tem que ser feita por si, de forma atenta e minuciosa. Se é o caso de alguém que nunca abriu nenhum email, o melhor é descartar o contacto. Se existe dúvidas num caso ou noutro, crie uma lista específica com esses emails para fazer um ou mais testes e verificar se podem ser reintegrados ou se o melhor caminho é a eliminação. Pode também optar por enviar um email explicando toda a situação, informando que está a desenvolver uma operação de manutenção e que verificou que apesar dos emails serem recebidos não são abertos há algum tempo. Pergunte-lhes se ainda querem receber informações da sua empresa, informe-os das vantagens que tem para eles mas seja claro na informação sobre cancelamento de subscrição. Afinal de contas, é esse o objetivo do email, clarificar as situações.

Sei o que pensa: muito trabalho. De facto, não há como negar. Dissemos-lhe isso desde o início. Se o fizer com regularidade e constância, acredite, vai ser um processo natural, mecânico, diluído no tempo e não vai custar tanto. Contudo, se for feito de raiz, numa base de dados que nunca foi otimizada nem trabalhada a este nível, pode ter a certeza que vai ser trabalhoso mas também dará os seus frutos. O email marketing será tão mais eficaz quanto melhor for a sua base de dados, os seus envios terão tão mais resultado, quanto mais otimizada estiver a sua base de dados. Organize e cuide da sua lista de emails, seja responsável, rigoroso e metódico nessa tarefa, empenhe-se nela e veja por si a melhoria nos resultados. Aproveite ao máximo o email marketing como poderosa ferramenta de comunicação e faça um update no relacionamento com os seus clientes! Se tem dúvidas como o pode fazer, fale diretamente com um especialista em email marketing da Link&Grow. Sem compromissos, de forma gratuita, estamos ao seu dispor. Aproveite a oportunidade, esclareça o que pretende e aprenda pequenos truques que fazem a diferença nos resultados dos seus envios. Conte sempre connosco para esclarecer qualquer dúvida que tenha e diga-nos o que pensa. Queremos ouvir a sua opinião!